Contoh Surat Undangan Rapat Singkat
Surat undangan rapat singkat adalah surat yang digunakan untuk mengundang peserta menghadiri rapat dengan durasi yang relatif singkat, biasanya kurang dari 2 jam. Rapat singkat umumnya diadakan untuk membahas masalah yang spesifik dan membutuhkan keputusan yang cepat. Berikut adalah contoh surat undangan rapat singkat yang dapat digunakan sebagai referensi:
Kop Surat
Kop surat memuat informasi identitas perusahaan atau organisasi yang mengadakan rapat, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan logo. Jika tidak memiliki kop surat resmi, Anda dapat menuliskan informasi ini di bagian atas surat.
Contoh:
PT Maju Bersama
Jl. Sudirman No. 12, Jakarta Pusat
Telp. (021) 5555555
Email: [email protected]
Nomor dan Tanggal Surat
Nomor surat digunakan untuk mengidentifikasi surat dan memudahkan pencatatan. Tanggal surat menunjukkan waktu pembuatan surat.
Contoh:
Nomor: 001/SS/MJB/II/2023
Tanggal: 2 Februari 2023
Perihal
Perihal surat berisi judul atau topik utama rapat yang akan dibahas. Gunakan bahasa yang jelas dan padat.
Contoh:
Perihal: Undangan Rapat Pembahasan Rencana Kerja 2023
Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi untuk memulai surat dengan sopan. Biasanya menggunakan frasa "Kepada Yth." atau "Dengan hormat".
Contoh:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Peserta Rapat
Isi Surat
Isi surat berisi informasi penting tentang rapat, seperti:
- Tanggal dan waktu pelaksanaan rapat
- Tempat pelaksanaan rapat
- Agenda rapat
- Peserta yang diundang
- Dress code (jika diperlukan)
- Konfirmasi kehadiran
Contoh:
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya pembahasan rencana kerja tahun 2023, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat singkat yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal: 9 Februari 2023
Waktu: 09.00 - 11.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 1, Lantai 2, PT Maju Bersama
Agenda rapat:
1. Pembahasan rencana kerja tahun 2023
2. Penetapan target kinerja
Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu melalui email atau WhatsApp ke nomor 08123456789 paling lambat tanggal 6 Februari 2023.
Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan demi kelancaran dan keberhasilan rapat ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Bersama
(Nama Penanggung Jawab)
(Jabatan Penanggung Jawab)
Lampiran (Jika Ada)
Lampiran dapat ditambahkan jika terdapat dokumen pendukung yang perlu disertakan, seperti agenda rapat lebih detail atau bahan bacaan.
Contoh:
Lampiran:
1. Agenda Rapat
Catatan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat undangan rapat singkat:
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas.
- Cantumkan informasi penting secara lengkap dan akurat.
- Kirim surat undangan jauh-jauh hari sebelum tanggal pelaksanaan rapat agar peserta memiliki cukup waktu untuk mempersiapkan diri.
- Kirim surat undangan melalui email atau jasa pengiriman pos yang dapat diandalkan.
